Ketika menjalankan suatu usaha, maka kita membutuhkan beberapa pihak untuk mendukung keberlangsungan usaha tersebut. Salah satunya adalah vendor atau supplier dimana kita sebagai pelaku usaha atau tim pengadaan dalam perusahaan akan terus melakukan pembelian barang-barang kebutuhan kepada pihak tersebut agar dapat menghasilkan produk yang bermanfaat bagi konsumen. Nah proses pembelian atau pengadaan tersebut hingga proses pembayarannya dinamakan proses Procure To Pay. Untuk memudahkan proses tersebut, maka kita dapat menggunakan aplikasi Odoo yang langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Install modul Purchase (Pembelian) dan Inventory (Persediaan) di Odoo
- Buat user dengan role sebagai bagian purchasing dan warehouse dengan mengklik menu setting lalu user kemudian pilih create. Buat nama dan email lalu beri akses ke purchase untuk staff purchasing dan akses inventory untuk staff warehouse. Selain itu kosongkan. Lalu save, klik action dan change password untuk proses login
- Untuk proses menggunakan multi user melalu multi browser maka silahkan login sebagai staff purchasing di salah satu browser kemudian buka private browser atau incognito dan login di browser tersebut sebagai staff warehouse
- Untuk proses procure to pay yang pertama maka dengan menggunakan akun staff purchasing buka menu lalu klik purchase
- Kemudian buat Request For Quotation atau RFQ dengan mengklik create
- Pilih vendor dan produk yang diinginkan dengan jumlah yang sesuai kebutuhan
- Setelah itu klik save lalu klik send by email maka akan muncul email yang akan kita kirimkan. Jika sudah sesuai klik send
- Maka RFQ kita akan terkirim dan kita akan menunggu vendor untuk mengirimkan quotation atau penawaran kepada kita. Jika quotation yang mereka kirim sudah sesuai maka klik confirm order sehingga RFQ yang tadinya kita buat akan berubah menjadi Purchase Order. Dengan begitu maka supplier sudah dapat mengirimkan barangnya kepada kita
- Proses selanjutnya akan dilakukan oleh bagian warehouse. Maka buka browser dengan akun staff warehouse. Jika bagian warehouse telah memastikan bahwa barang yang sampai sudah benar, maka buka menu lalu pilih inventory
- Lalu buka receipt dan pilih receipt yang sesuai dengan Purchase Order sebelumnya. Lalu klik edit dan ubah quantity di bagian done sesuai dengan jumlah barang yang diterima di gudang kita
- Jika sudah klik save lalu klik validate
- Maka proses procure to pay pada tahap ini sudah selesai dan selanjutnya akan dituntaskan dengan pembayaran apabila supplier atau vendor sudah mengirimkan invoice kepada kita yang akan dikelola oleh bagian akuntan
Untuk lebih jelasnya, teman-teman bisa cek video berikut ini mengenai langkah-langkan proses Procure To Pay di Odoo 14. Saran dan kritik
dipersilahkan serta mohon disampaikan dengan cara yang baik. Sekian
dan terima kasih :)
0 comments